前言

人力資源的重要性和復雜性正在增加。這就是為什么越來越多的HR領導者正在尋找技術解決方案來自動化日常任務，作為回報，他們有更多時間在他們的專業知識最能增加價值的領域為他們的同事提供支持。

一、您需要人力資源系統的10個理由

讓我們開始吧！既然您已經走到這一步，我們相信您已經知道使用正確的系統將您的HR數字化可以使您的組織受益。但是您真的知道現代人力資源系統可以為您做什么嗎？
實施人力資源系統不僅應該轉移當前流程并使它們數字化，還應該挑戰您重新思考和重組您的工作方式。
在考慮購買HR系統時，最好退后一步并確定現代HR解決方案的好處——尤其是您的組織可以如何從中受益。
以下是有助于推進變革的十個充分理由。其中許多來自我們在國內調查中的人力資源（2021年）。

1.技術支持人力資源的更大變革

幾十年來，人力資源專業人員的角色一直在變化，而且沒有放緩的跡象。技術是向下一波人力資源轉型的核心，人力資源部門鞏固了其對組織不可或缺的地位，并在高層表中占據了一席之地。
人力資源的作用正日益朝著實現業務成功的方向發展。人力資源專業人員不再只是“人”。相反，他們在最高決策表上占有一席之地。能夠顯示人力資源工作對底線和組織有效性的影響通常支持這種變化。
因此，人力資源系統也在轉型。現代人力資源系統不應該只是減輕日常人力資源工作負擔的簡單應用程序。相反，它應該是支持全方位人力資源活動的專用技術解決方案。
作為人力資源專業人士，您現在擁有比以往任何時候都更好的工具來充分利用您的專業知識，并最終為您的組織的成功做出貢獻。

2.正確的系統可以讓你騰出時間去做你喜歡的工作

根據一項研究加州大學有效組織中心的，只有四分之一的人力資源專業人員的時間花在技能和職業發展等增值任務上，以及履行他們作為企業戰略合作伙伴的角色。
如果沒有人力資源系統，您當前的流程會讓您在日常任務上花費比您希望的更多的時間，而在增值專家工作上的時間卻不夠——人力資源專業人員真正證明自己價值的工作。

3.成為先行者——不是每個人都在那里

一些人力資源部門仍然很少使用技術。他們可能有一組不同的軟件來執行特定任務，例如管理工資單或處理招聘。軟件系統可能不會相互交流，從而在數據的流動、管理和質量方面造成障礙。
我們在2021年進行的一項調查發現，在國內地區接受調查的組織中，略高于74%的組織擁有全面的人力資源解決方案。這些解決方案是否具有前瞻性尚有待商榷，因為三分之二的受訪者打算在未來兩年內提高人力資源數據管理的自動化程度。

4.要做出數據驅動的決策，您需要正確的工具

這些天我們有過多的數據。從本能驅動轉向數據驅動決策需要人力資源專業人員具備理解數據的技能和技術。否則，我們將面臨不斷增長的海量數據，以尋找隱藏在其中的針頭
多數人力資源專業人士來說仍然意味著“報告”，這是一個具有合理可信度的領域(1.93)。對預測分析的信心甚至更低(1.59)。很明顯，兩者被談論的遠比實際使用的要多。沒有數據，就沒有分析。將人員數據收集到統一的HR系統中是構建HR分析功能并能夠從系統提供的一切中受益的第一步。

6.預測分析是一個值得把握的機會

很少有組織能夠充分利用HR分析，而能夠充分利用預測分析的組織就更少了。在良好數據和正確使用的支持下，預測分析可以識別不同事件之間的因果關系，例如工作場所搬遷和保留。
確定員工流失的原因可以幫助人們避免離職并減少員工流失，這通常可以為整個組織節省成本。

7.正確的人力資源系統支持發展計劃，例如能力管理

HR的范式轉變意味著所使用的技術必須支持不同的開發計劃和流程，而不僅僅是行政工作。我們的調查將能力管理確定為國內人力資源專業人士關注的主要領域之一。能力管理是一個熱門話題，因為它涉及技能差距分析、繼任計劃以及能力分析和剖析。
在管理能力圖、將能力與工作角色和業務戰略聯系起來時，平均評分為2或以下。這意味著大多數受訪者認為他們正在努力應對挑戰，盡管這是受訪者中最常見的優先領域之一。

8.變更管理和監督工具

我們的調查發現許多HR專業人士存在問題的另一個領域是監督，并且缺乏支持這一點的工具。95%的受訪者認為在管理流程和透明度方面還有改進的空間。
同樣，團隊領導的流程和工具已準備好改進，尤其是用于管理變革的流程和工具。變革管理是許多組織的一個重要問題，越來越期望人力資源部門在其中發揮領導作用或發揮積極作用。

9.移動

移動設備統治著我們的生活。然而，在國內調查中，只有大約三分之一的HR受訪者使用移動設備上的HR工具。鑒于技術狀態以及我們的生活和工作方式，無論何時何地都可以選擇訪問關鍵的人力資源工具至關重要。這就是為什么任何現代HR軟件都應該提供出色的移動工具的原因。

10.找到合適的技術可以讓你自由地做出專家決定

總而言之，管理和開發HR流程需要正確的技術。人類根本無法有效處理那么多數據。然而，一個好的系統提供的信息和分析可以讓HR人員更有效地做計算機真正做不到的事情——做出專家決策。
 

二、購買流程步驟

第一步是考慮您的組織和您的需求。你可以反思的一些事情是：

1. 組織規模

2. 人力資源運營的特點

3. 您對系統的必備條件是什么？

4. 使用新系統可以快速取得哪些勝利？哪個可以等？

從小事開始是好的，因為實施是一個大項目。

寫下技術系統要求的初步清單

列出人力資源系統的所有要求絕對值得付出努力。通過在本指南中添加小練習，我們使任務變得更容易一些，這將幫助您為您的系統要求制定計劃。

進行研究并熟悉可用的不同選項

網上有很多有用的指南和材料，您可以閱讀這些指南和材料進行自我教育。我們還建議您討論您的網絡、獲取建議并訪問活動，以便事先熟悉不同的系統和系統供應商。

聯系系統提供商并安排演示會議

一旦您對自己想要什么有了更清晰的認識，就可以深入了解細節并開始熟悉不同的系統。測試演示在任何階段都很有用，但最好在嘗試之前做一些功課。

不斷與供應商討論您的需求

請記住在流程的所有階段提前與供應商進行積極對話。

1. 您的起點和終點可能看起來不同，您可能需要重新考慮您的流程。與您的供應商一起討論想法，并對想法持開放態度。

2. 如果您的組織很大并且對實施項目知之甚少，聘請外部顧問可能有助于幫助您進行變更管理。

在內部讓合適的人參與

誰在做決定？如果人數比您多，請盡早讓他們參與，并確保為您的購買建立論據或商業案例。

1. 確保您知道自己的預算情況。

2. 誰是利益相關者？與IT、CEO、CFO和任何其他相關利益相關者進行討論。

3. 購買系統后，讓管理人員和其他系統用戶參與進來，使實施和變更管理更容易。
    

三、如何選擇合適的人力資源系統和系統供應商

沒有人想被錯誤的系統或錯誤的系統提供商所困擾。您對人力資源系統的選擇基本上歸結為兩件事：
1.要求系統
2.與你的的關系系統供應商。
讓我們首先考慮系統要求。人力資源系統最重要的任務之一是存儲、驗證和更新您擁有的數據。
換句話說，要創建由技術支持的增值流程，您需要準備好主數據。您還需要能夠相信您的數據將始終安全并自動更新。
不要忘記您的優先事項，也不要被新HR系統可能提供的所有令人興奮但無關緊要的選項分心。確保系統提供良好的工具來支持您需要管理的最重要的流程。專注于本質。
除此之外，要留意未來。選擇一個不僅可以應對當今挑戰而且可以在未來幾年為您提供支持的系統。該系統應該與您的組織一起成長，無論是在員工人數還是組織人力資源流程的發展方面。

選擇人力資源系統時，請回答以下五個問題：

1. 系統如何確保最重要的HR數據始終在合適的時間提供給合適的人員？
   您的系統應該支持將分析嵌入到HR的幾乎每個方面。應在系統中以可操作的格式實時收集、處理和提供數據。一個不錯的選擇是在儀表板中顯示數據的可能性，以確保關鍵指標可供合適的人使用。

2. 系統是否支持圍繞員工設計人力資源流程？
   公司越來越關注員工體驗。在最優秀人才的激烈競爭中，僅提供高薪是不夠的。組織必須從員工的角度看待他們的運營，您的人力資源系統應該支持這一點。

3. 該系統是否支持敏捷的就業文化？
   最初的雇主開始推動更大的靈活性，現在員工也期望靈活性。人們離開和返回，其他人季節性工作，一些遠程工作，其他人作為承包商。所有這些都需要適當的管理。

4. 系統能和你一起成長嗎？
   任何人力資源系統都應該支持您公司不斷變化的需求。這就是為什么靈活的能力跟蹤和建設是一個好的人力資源系統的關鍵特征。您想領先于技能和能力曲線——而不是落后，對嗎？

5. 是否使用敏捷方法不斷開發系統？
   尋找不斷發展的解決方案。您希望您的HR系統能夠隨著環境和法規的變化以及技術的發展而隨時進行調整。關鍵詞是敏捷。如果每一個微小的適應和變化都需要大量的顧問和工程師乘坐直升機，那么看看另一種解決方案。
    

作為買家，您應該了解系統要求。但是，考慮系統供應商的特征和可信度同樣重要。在選擇系統供應商時，請考慮以下需求：

1.他們行事透明

您需要一個始終透明行事的供應商。您的供應商應該專門針對您的業務展示他們的解決方案在財務方面和它增加的價值方面的優勢。

2.他們了解您的預算

供應商將幫助您在預算和其他限制范圍內獲得最有效的解決方案。如果存在權衡，您需要幫助計算哪些選擇最受益。

3.他們了解您的業務

您需要一個了解您的業務、您的優先事項和您的需求的供應商。

4.他們對你的未來有戰略性的理解

您希望從供應商的專業知識及其技術中受益。與能夠將自己置于您的位置并展示更好的工作方式、更好的流程、新的可能性和新想法的人合作，以幫助您實現目標。

5.他們把你最好的記在心里

最重要的是，您希望與準備拒絕向您出售不合適的系統的供應商合作。沒有一種系統適合所有人。
優秀的軟件開發人員會根據滿意的客戶的推薦而茁壯成長。出售不合適的系統不符合任何人的最佳利益。如果您是買家，您應該對人力資源系統有足夠的了解，以便能夠評估供應商的銷售聲明的可信度。
供應商可以選擇利用客戶缺乏知識或將自己置于買方的位置。這一切都歸結為信任和供應商的能力，以了解所提供的的解決方案如何，以及了解是否合適客戶。
 

四、Teamface企典HR會是您的最佳選擇嗎？

從一開始，Teamface企典就著手開發一款軟件，讓HR人員的職業生活更加順暢。我們的解決方案Teamface企典HR負責處理日常任務并支持HR專業人員利用他們的專業知識來培養同事、發展他們的職業生涯并幫助組織實現戰略目標。
至關重要的是，Teamface企典HR的設計具有高度的適應性；在實施過程中，我們與您合作，將我們的解決方案與您的流程相匹配。當我們與客戶坐下來規劃他們的新解決方案時，我們會盡量將所有想法融合在一起。這個過程經常會促使我們的客戶重新考慮他們的運營并調整他們以利用新技術提供的機會和/或因為他們意識到有更有效的工作方式。
在實施項目之后，我們的客戶通常會看到對不同HR流程的滿意度急劇上升。通常，他們還發現自己有數小時甚至數天的時間可以花在更有價值的任務上。

Teamface企典HR實施后會發生什么？

我們為Teamface企典HR能給您帶來的快樂感到自豪。
Teamface企典HR處理的幾乎每個領域的滿意度都立即急劇增加。實施一年后看到了進一步的改進。
Teamface企典HR節省了數小時的時間。主管尤其受益，每周可以節省大約三個小時或每月近兩個工作日來處理日常任務。對于人力資源主管而言，對處理個人數據的流程的滿意度提高了26%，而對能力跟蹤的正面反饋則提高了17%。

總結：下一步是什么？

現代人力資源解決方案的理由很充分——至少是因為投資回報幾乎立即開始。一個問題是實施。如果這一切都發生了可怕的錯誤怎么辦？
是的，實施有可能存在風險、成本高昂和耗時。在需要少量顧問的不太敏捷的系統中——這在遺留系統中很常見——軟件實施失敗的結果可能是可怕的。
一個簡單的事實是，風險是可以管理的。通過了解陷阱和適當的計劃，可以避免大多數問題。有了合適的合作伙伴，幾乎總能克服任何不可預見的問題。成功的實施需要良好的團隊合作、溝通和對客戶成功的承諾。
更高效實施項目的關鍵：

1. 項目所有權清晰

2. 透明的目標

3. 分配必要的資源

4. 與供應商的溝通和協作。

如果您有任何疑慮或問題，我們Teamface企典隨時可以與您交談。當您準備好引入HR轉型技術時，我們可以坐下來向您展示Teamface企典，使用您自己的數據可以做什么——這樣您就可以初步了解它在現實工作中的運作方式。