一、什么是人力資源信息(HR)系統(tǒng)？

人力資源信息系統(tǒng)(HR)使各種規(guī)模的組織能夠簡單有效地管理人員、政策和程序。

HR是獨(dú)立的或基于SaaS或PaaS的軟件，旨在支持廣泛的人力資源部門。從應(yīng)用程序管理到新員工培訓(xùn)、工資單、績效管理和會計，HR部門的任務(wù)非常多樣化。尤其是數(shù)據(jù)輸入、管理、分析等與人力資源信息相關(guān)的功能。
 
人力資源信息(HR)與人力資源管理(HRMS)與人力資本管理（HCM）
盡管HR經(jīng)常與HRMS互換使用，但有一個重要的區(qū)別。HRMS包括一個用于監(jiān)控和管理定性信息的模塊，例如員工滿意度和敬業(yè)度。另一方面，HCM包括定量（員工如何執(zhí)行什么、多長時間、在哪個角色以及如何）和定性（在角色和組織內(nèi)如何參與和激勵）績效和敬業(yè)度。

二、HR系統(tǒng)功能

每個HR解決方案提供的功能不同，但普遍支持的功能如下。
1、員工信息管理：基本上是從姓名、職位、地址、工資等數(shù)據(jù)入手。它還包括工資單和職位歷史、報告結(jié)構(gòu)、績效評估歷史和其他重要的員工信息。

2.公司文件：這包括員工手冊、緊急疏散程序和安全說明等項(xiàng)目。

3.招聘及應(yīng)聘管理：包括應(yīng)聘者信息、擬錄用職位、面試、薪資、職位描述等。支持與其他招聘軟件的集成，使招聘人員可以快速輕松地查看應(yīng)聘者信息。

4、福利管理及其他登記：包括變更登記狀態(tài)、更新個人信息進(jìn)行福利管理。在更高版本的解決方案中，員工可以查看個人信息，例如休假歷史和收款人。

5.缺勤管理：在一些解決方案中，該功能包含在工資管理功能中。在某些情況下，它們是分開的。缺勤管理包括假期和病假，以及家庭和病假以及相關(guān)的休假福利。

6.工資和工資管理：HR的一個組成部分。包括工資單歷史、薪水、晉升、獎金、稅務(wù)信息以及其他財務(wù)和薪酬功能。它可以與其他財務(wù)軟件和會計系統(tǒng)集成使用。

7.培訓(xùn)和績效管理：在記錄員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和個人發(fā)展計劃的同時跟蹤績效的功能。通過這個，管理者可以檢查員工所扮演的角色以及他們的表現(xiàn)的意義。也可以識別具有高增長潛力的人才。另一方面，它也有助于判斷表現(xiàn)不佳的人，例如被降職或停職的人。這甚至可以在退休后使用。如果另一家公司詢問離職員工的情況，人力資源部門可以提供就業(yè)適合性數(shù)據(jù)。對于需要特定認(rèn)證和許可證的企業(yè)來說必不可少。

大多數(shù)HR都提供自助服務(wù)功能，以簡化HR職能并減輕管理負(fù)擔(dān)。例如，通過薪酬管理、缺勤管理等特定模塊，員工可以對自己的信息進(jìn)行管理和編輯。您還可以申請休假或更改您的直接存款信息。

管理者可以使用績效管理模塊輸入反饋、評估結(jié)果和績效。HR分析和報告通常也是自助服務(wù)的。員工、經(jīng)理、招聘人員、高管等都可以訪問基于HR數(shù)據(jù)構(gòu)建的報告。
 

三、HR系統(tǒng)的優(yōu)勢

有效的HR提供了跟蹤和分析有關(guān)申請人、在職人員和退休人員的數(shù)據(jù)所需的所有信息，從最初的申請到任期、退休或退休。它是員工、經(jīng)理和招聘人員在需要時查找信息的一站式系統(tǒng)。


同樣，HR允許企業(yè)更準(zhǔn)確地預(yù)測和預(yù)算與人力資源相關(guān)的成本。這提高了企業(yè)的決策效率。換句話說，它可以輕松查找和分析所有可用的人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)，幫助公司做出關(guān)于招聘、解雇、薪水、晉升、員工人數(shù)以及流失率和保留率的決策。HR將提高與人力資源相關(guān)的決策效率。提高決策質(zhì)量可以提高員工和管理人員的生產(chǎn)力，同時減輕行政負(fù)擔(dān)。

HR還以數(shù)字方式保護(hù)信息，增強(qiáng)隱私和安全性。這些易于訪問但難以保護(hù)，并且比書面記錄或電子表格安全得多，后者特別容易受到自然災(zāi)害和火災(zāi)的影響。此外，它還可以通過存儲美國平等就業(yè)機(jī)會信息等監(jiān)管數(shù)據(jù)來確保合規(guī)性。

它還具有將您從簡單的重復(fù)性人力資源任務(wù)中解放出來的優(yōu)勢。HR使人力資源經(jīng)理可以專注于更高級的人力資源相關(guān)任務(wù)，例如面試和員工發(fā)展，而無需執(zhí)行數(shù)據(jù)輸入等繁瑣的任務(wù)。

此外，消除了對人力資源部門的重復(fù)詢問和要求。這是因?yàn)镠R在一個地方提供公司信息、公告、相關(guān)鏈接、政策、程序等。內(nèi)部成員將能夠自己找到他們需要的信息。例如，員工可能需要申請休假、更改儲蓄賬戶或填寫納稅申報表。該過程以前必須手動處理，現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)了自動化，大大減少了文書工作，提高了工作效率。

最后，管理人員可以輕松訪問計劃、發(fā)展和支持績效成就所需的信息。這有助于吸引、激勵和留住員工，并制定業(yè)務(wù)增長和創(chuàng)新計劃。